Administración para pymes

Iniciar un negocio no es tarea sencilla, pero la verdad es que nadie o muy pocos lo inician para hacer papeleo, administrar o facturar (a menos que tu negocio sea de contabilidad o administración). Sin embargo, esta parte es fundamental sobre todo para las pequeñas empresas, porque debes hacer que cada peso valga la pena.

Según la Asociación de Emprendedores de México, en su investigación Radiografía del Emprendimiento en México, las pymes fracasan por los siguientes motivos: falta de conocimiento en el mercado según el 34% de los entrevistados,  mala administración del negocio con un 32%, y problemas con los socios en un 25%.

A pesar de ser la causa número 2 de por qué las empresas fracasan, esto se puede evitar, solo necesitas un poco de tiempo y paciencia para aprender a dominarla, lo importante es que conozcas que no es complicado, que todo lo puedes hacer en compañía de profesionales y sobre todo, siempre encontrarás formas para ayudarte, como esta entrada.

¿Qué es la administración de pequeñas empresas?

La administración de una pequeña empresa señala las tareas de mantenimiento de registros que las empresas deben llevar a cabo. En el nivel más básico, la administración de empresas consiste en controlar el dinero que entra y sale de la empresa y mantener registros en forma de facturas, recibos y extractos bancarios.

Si bien parece una tarea un poco aburrida, para el SAT no podría parecerlo, pues todas las empresas deberán llevar un registro de su contabilidad para mostrarlo ante el Servicio de Administración Tributaria, pues de no hacerlo, puedes acarrear multas.

Hay otras tareas administrativas que no son obligatorias, pero que pueden hacer que tu empresa funcione de forma más eficiente, como por ejemplo, las conciliaciones bancarias que te ayudarán en tu día a día.

Ventajas de las tareas administrativas en una pyme

Si temes rellenar formularios y te asustan las hojas de cálculo, recuerda que la administración no muerde e incluso, es benéfica para tu negocio, pues te ayuda a ver cómo va tu negocio, los beneficios que estás obteniendo o por el contrario, saber en qué estás fallando para tomar una decisión en el momento adecuado.

Al realizar una correcta administración de tu negocio puedes conocer si estás obteniendo una buena relación calidad-precio de tus proveedores, saber en dónde puede haber riesgos y hasta problemas legales en tu pyme.

Además, llevar tareas de administración, te puede ayudar a ver los productos o servicios que no se venden o lo hacen poco, por el contrario, puedes ver qué es lo que mejor se mueve y hacer promociones, sacar lo que se está quedando en el inventario y hasta evitar de nueva cuenta todo lo que no sale.

Consejos para la administración de pymes

Podemos decir que darle tiempo a la administración de tu pyme es igual a prevenir cualquier tipo de problema, ya sea financiero, legal o hasta de personal, así que aquí te damos algunas ideas para mejorar la administración de tu negocio.

Dedica tiempo a tus tareas administrativas

Pon una cita o agrega a tu agenda los tiempos necesarios para llevar a cabo las diversas actividades administrativas que necesitas. Aunque resulte tentador todo este trabajo para final de mes, a la larga ahorrarás más tiempo si realizas todo este trabajo con frecuencia.

Anota en tu agenda cuándo tienes que realizar determinadas tareas y reserva tiempo para cada una de ellas. Las distintas tareas deben hacerse diaria, semanal, mensual o anualmente. Con la práctica, conseguirás completarlas mucho más rápido y la administración pronto se convertirá en parte de tu rutina.

Tareas diarias

Dedica unos 20 minutos al día a realizar algunas tareas administrativas sencillas. Esto incluye cosas como comprobar la cuenta bancaria de la empresa: con ello podrás conocer qué clientes han pagado las facturas y controlar tus gastos de un día para otro. 

Si utilizas un programa de contabilidad, la tecnología puede realizar este seguimiento automáticamente y recordarte cuándo se han retrasado las facturas. Si cuentas con servicios extra que se pueden conectar entre ellas, el trabajo de conciliación puede ser más sencillo.

También lleva el registro de tus ingresos, para ello, puedes utilizar productos que no simplemente sirven para guardar tu dinero, por ejemplo una herramienta como Clip Stand, puede ayudarte a dar el registro diario de los pagos que recibes en efectivo y con tarjeta.

Otra tarea diaria es que debes llevar el registro de tus gatos, así que intenta anotar todos los pagos que hagas cada día y guarda los recibos en un lugar seguro. Si lo haces a diario, lo tendrás fresco en la memoria y te resultará fácil recordar lo que has comprado. 

Tareas semanales

Una buena idea es reservar las mañanas de un día para pagar a tus proveedores, así evitas que se acumulen, también puedes dar seguimiento de pagos para comprobar cuáles son los pagos de clientes que están atrasados y envía un correo electrónico recordatorio al cliente.

Tareas mensuales

Las tareas mensuales pueden ser cosas como el pago de tus empleados, que necesitan su pago como lo hayas establecido en sus contratos. También es importante que cada mes realices una conciliación bancaria para cotejar ingresos y gastos entre lo que hay en el banco y tus números.

En el mes, también puedes gestionar tu inventario para conocer las existencias en tu negocio y saber lo que se vende y lo que no.

Con el resultado de estas tareas diarias y semanales, puedes conocer cómo va tu negocio, si estás facturando lo suficiente, porque de no hacerlo, puedes ajustar la estrategia general de tu negocio.

Medir los resultados de tu negocio, te ayudará a elaborar planes y proyecciones para el futuro. Si analizas la información que has recopilado durante el mes anterior, podrás observar tendencias estacionales, detectar qué clientes son más valiosos para ti y decidir si hay algún producto o servicio que simplemente no merece la pena.

Tareas anuales de administración

Por último, hay varios procesos y procedimientos que tendrás que hacer cada año. Quizá las más común sería presentar tu declaración anual, pagar los impuestos, realizar una autoevaluación de tu negocio.

Las tareas administrativas de tu negocio de forma anual puedes revisar tu seguro, revisa las primas anuales y siempre puedes buscar mejores ofertas.

Cómo organizar el papeleo de tu pyme

La ley te obliga a llevar un registro de la contabilidad de tu empresa, lo más básico es anotar toda esta información en papel o utilizar una hoja de cálculo. Pero hoy en día muchas empresas prefieren los registros digitales, ya que son más rápidos y seguros.

Por ello, aquí te decimos de algunas herramienta que te puede ayudar con esto:

Software de contabilidad

Puede que te interese utilizar software de contabilidad para llevar los libros. Esto puede asumir automáticamente más tareas de administración de tu pyme por ti. Hay que pagar por estos servicios, pero agilizan mucho las tareas administrativas.

Los programas de contabilidad ahorran mucho tiempo a la hora de organizar el papeleo, garantizan la seguridad de los registros y hacen que todo esté en formato digital, lo que facilita mucho las búsquedas.

Una buena idea es tener un contador a tu lado, si el tiene una plataforma, te puede dar un acceso para que des de alta la información y tengas comunicación con él a través del  software.

Almacenar recibos

Puedes guardar los recibos en papel en una carpeta o caja de efectivo. Luego tendrías que entregarlos a tu contador, lo que puede llevar mucho tiempo y existe un alto riesgo de perderlos.

Hoy en día, la mayoría de los empresarios prefieren hacer fotos o escanear los recibos y guardarlos en formato digital. Así es más fácil consultarlos y se reduce la posibilidad de que se pierdan.

El uso de la nube para almacenar tu información

Cuando pienses en cómo organizar los archivos de tu pequeña empresa, puedes almacenar tus facturas, recibos y registros empresariales en tu propia computadora o utilizar la nube.

La nube es básicamente una forma de almacenar tus archivos en un gran centro de datos. Subes todos tus archivos a través de Internet, en lugar de almacenarlos en tu propia computadora.

La ventaja es que incluso si pierdes tu computadora, todos tus documentos están almacenados en línea de forma segura. El almacenamiento en la nube suele costar una pequeña cantidad al mes, dependiendo del paquete que elijas.

Hojas de cálculo

Probablemente estés familiarizado con programas como Microsoft Excel o Google Sheets. Hay muchas plantillas de hojas de cálculo administrativas fáciles de usar que puedes encontrar en Internet para registrar tus ingresos y gastos.

Aunque pueden ser útiles, las hojas de cálculo tienen sus problemas en lo que respecta a la precisión y la introducción manual de datos.

Ayuda administrativa para pequeñas empresas

Muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen tiempo ni ganas de ocuparse de toda la administración. Y precisamente por eso es mejor que lo haga otra persona. Así que puedes contratar a un administrador de tiempo parcial, con ello puedes dejar todas las tareas administrativas y encontrar formas de gestionar la empresa con más eficacia.

También puedes contratar a un contador para que te ayude a procesar muchas de las tareas administrativas y garantizar que todo se haga correctamente y de acuerdo con las normas del SAT. 

A primera vista, estas tareas administrativas pueden parecer muchas. Pero con un poco de práctica, pronto se convertirán en algo natural y no te llevará nada de tiempo.