Digitalización para pequeños negocios

Constantemente muchos medios y expertos hablan de la necesidad de que las pymes se inclinen hacia la transformación digital o también llamada digitalización, pero antes de tomar cualquier paso en esa dirección, es necesario hablar a qué se refieren exactamente estos temas y cuáles son los beneficios. 

Para empezar, seguramente has leído otros artículos que a lo mejor relacionan este tema con desarrollo de software o soluciones que de primer momento pueden sonar un tanto robustas y probablemente poco amigables para el presupuesto para tu pyme. 

Si esto te suena familiar, lo primero que queremos decirte es que no te angusties porque la digitalización aterrizada a pequeños negocios puede ser mucho más simple de implementar. Para deshacernos de esa ansiedad, comenzaremos con una definición bastante sencilla. 

¿Qué es la digitalización?

De acuerdo con el Glosario de Gartner, la digitalización implica el uso de tecnologías digitales para transformar un modelo de negocio y crear nuevas oportunidades de ingresos y generación de valor. Este proceso implica la transición hacia un negocio digitalizado. 

Es importante destacar que la digitalización ha coincidido con el surgimiento y la comercialización masiva de tecnologías digitales emergentes en la última década, tales como la computación en la nube, el aprendizaje automático, la inteligencia artificial, la inteligencia empresarial y el Internet de las cosas. 

Estas tecnologías digitales son fundamentales para la automatización en la Cuarta Revolución Industrial, un término acuñado en 2015 por Klaus Schwab, presidente ejecutivo del Foro Económico Mundial.

¿Cómo implementar la digitalización en pequeños negocios?

En el caso de la digitalización de los pequeños o medianos negocios, no sólo se trata de abrir cuentas en redes sociales, abrir un ecommerce o implementar campañas de marketing digital. 

Si bien estas acciones son un buen comienzo para digitalizar tu negocio, también puedes abarcar otras áreas que te permitan incorporar tecnología, de tal manera que también te ayuden a formalizar tu operación. 

A continuación te compartimos qué otras áreas puedes considerar para lograr digitalizar tu negocio:

Contabilidad y reportes financieros digitales

Como hemos mencionado en otras ocasiones, llevar un registro contable es crucial para cualquier emprendedor, puesto que es información que  sirve como termómetro y como brújula para responder a preguntas como:

¿Es conveniente abrir una nueva sucursal?, ¿debería contratar a más personal?, ¿en qué tipo de equipo de trabajo debo invertir?, ¿estoy gastando lo suficiente en insumos?, ¿de cuánto es el presupuesto que puedo destinar para marketing?, ¿cuánto dinero estoy generando?, ¿es rentable mi negocio?, etcétera. 

Como ves estos documentos te proveen información clave para la administración de tu pyme, vale la pena hacer una pequeña inversión en software contable ya que esto permite minimizar los márgenes de error, agilizar procesos y tener un respaldo de tu información, puesto que muchos proveedores han habilitado el funcionamiento de estas herramientas en línea. 

Lo que te permiten hacer este tipo de herramientas es, por ejemplo, ayudarte con la contabilidad electrónica.  Es decir, podrás ver de manera más clara las facturas emitidas vs. facturas recibidas, hacer cotizaciones formales, llevar un mejor manejo de los deudores de tu negocio, etcétera. Todo depende de la plataforma que elijas. 

También existen otras herramientas para hacer los distintos reportes financieros básicos para tu negocio. Este tipo de plataforma puede ayudarte a controlar tus ingresos y egresos, la conciliación bancaria (administrar lo que esté en tus registros contables de tu empresa y los movimientos de tu cuenta bancaria). 

Por ejemplo, con la solución de pago cooperativa de Clip Empresas podrías facilitar el corte de mes al contar con reportes detallados que te ayudarán a tener mayor control en tu contabilidad.

Diferentes métodos de pago

Al tener un negocio, la diversidad de los métodos de pago es clave para brindar un buen servicio al cliente. Es por eso que debes pensar en no solo aceptar efectivo y sumar distintas opciones para que tus clientes no se limiten al comprar. 

Por ejemplo, contar con pagos digitales o pagos a distancia te puede traer diversos beneficios como nuevos clientes o llevar tus servicios o productos a diferentes puntos del país al no depender de un pago en efectivo o con una terminal punto de venta. 

Clip cuenta con Pagos a Distancia, una solución donde solo es necesario generar un link de pago que puedes enviar a tu clientes por WhatsApp o redes sociales. Además, podrás ofrecer pagos a Meses sin Intereses y tener un catálogo digital para que puedas compartirlo a tus clientes mediante un link único. 

Otra solución digital que ofrece Clip son los pagos con código QR, los cuales reducen el contacto físico y agilizan el pago en tienda física. 

Nómina y gestión del personal

La administración de nómina también es una de las tareas más importantes dentro de tu negocio, sin embargo también es un proceso laborioso y que debe realizarse de forma quirúrgica. Por ello, un software de nómina te puede ayudar a automatizar el pago, así como los cálculos puesto que normalmente estas plataformas te ayudan a hacer las deducciones de impuestos y salarios ahí mismo. 

Por supuesto algunas plataformas también te permiten agilizar el control de las asistencias del personal, incidencias, incapacidades o vacaciones. Las más novedosas permiten incluso revisar esta información desde cualquier lugar, a través de una tableta o celular, y generar y enviar recibos de nómina.

Capacitaciones en línea

La ventaja de los cursos en línea es que ofrecen a tu negocio y a sus colaboradores varias facilidades. Para empezar los cursos suelen ser menos costosos y más diversos, también favorecen el networking, facilitan la flexibilidad pues cada colaborador va a su ritmo y evitan gastos de traslado.

Cada vez existen más contenido que es gratuito o a bajo costo para que puedas elegir cuál es el enfoque de la capacitación. Para esto debes tener claridad del objetivo que se tienen, para que sea más fácil elegir el tipo de cursos o talleres que debes tomar o tu equipo de trabajo. 

Recuerda que capacitar al personal de tu negocio es una acción que promueve la productividad y la calidad del trabajo, incrementa los ingresos, disminuye la rotación del personal, mejora el ambiente en la empresa, etcétera. 

Conclusión

Como puedes ver, digitalizar otras áreas de tu negocio te ayuda a tener un mejor control y administración, al mismo tiempo que promueve la formalización de tu pequeña empresa. Esto también trae consigo otros beneficios como el acceso a programas de apoyo del gobierno o préstamos.