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El papel de un administrador es importante en cualquier empresa, eso sí, no siempre tendrá las mismas funciones dependiendo de un negocio a otro. Sin embargo, las habilidades o responsabilidades necesarias son las mismas en diferentes organizaciones.
Un gran administrador necesita ser una persona que muestre buen sentido común, calidad de liderazgo y sentido de propiedad por sus acciones. Es casi indispensable tener excelentes habilidades informáticas y habilidades de comunicación en la era actual.
La principal labor de un administrador es realizar la gestión adecuada de los recursos y personas de la organización de manera eficiente. Aunque el administrador adapta sus actividades a la naturaleza y necesidades de la organización para la que trabaja, se podría decir que sus principales funciones son las que a continuación enumeramos.
1- Planificación
Esta es una de las primeras funciones de un administrador, ya que implica razonar sobre los diferentes aspectos del funcionamiento de una idea de negocio. Como administrador debes diseñar los planes en función de información sobre el entorno y el objetivo empresarial. Estos planes deben contener objetivos claros a corto y largo plazo.
Para que esta función se cumpla completamente, es importante que el administrador esté constantemente monitoreando el entorno, para captar oportunamente las oportunidades y amenazas para el negocio.
La planificación también ayuda a los administradores a anticipar posibles problemas y obstáculos, así como a desarrollar planes de contingencia para abordar esos problemas de manera oportuna. Al planificar, los administradores pueden establecer prioridades, asignar recursos adecuadamente, que permita una mejor utilización de los recursos limitados de la empresa.
2- Organización
Esta función implica la coordinación de los esfuerzos y recursos de una empresa hacia uno o varios objetivos colectivos. Se trata de adaptar la estructura organizativa y asignar los recursos financieros y humanos de acuerdo con el plan definido.
Con una buena organización se puede mantener un flujo de trabajo efectivo y evitar retrasos, duplicaciones de esfuerzos y errores costosos.
Además, la organización también ayuda a los administradores a supervisar, así como evaluar el desempeño de la empresa y empleados; también ayuda a tomar decisiones informadas y oportunas sobre los ajustes necesarios para seguir el plan de la organización. En resumen, la organización es clave para lograr una administración eficiente y efectiva de la empresa.
3- Manejo de presupuesto
Esta función es inherente a la posición de administrador y tiene que ver con la tarea de gestionar el presupuesto de la empresa, buscando la mayor rentabilidad con la inversión óptima de recursos financieros, materiales y humanos.
De hecho, el administrador es quien realiza las transferencias de dinero entre y desde las cuentas de la empresa. Es decir, es la persona que programa y autoriza la asignación de presupuesto a cada área o proyecto de la empresa; decide quién recibe qué, en términos de recursos humanos, financieros y de tiempo.
En este sentido, tu trabajo es gestionar las prioridades, definir los salarios, establecer los contratos con tus empleados y ser el cuidador de los activos de la empresa. Esto significa que es tu responsabilidad decidir cuándo y cómo deshacerse de esos activos.
Esto también significa que es personalmente responsable en caso de pérdidas o quiebra. Y está presente en las operaciones de inversión, compra y venta en las que opera la empresa.
4- Rendición de cuentas
El administrador debe rendir cuentas de su gestión ante el dueño, los socios y hasta con los empleados. También informa a los organismos reguladores para mantener actualizado el desempeño público de la organización, dado que es el representante legal de la empresa.
Esto es importante para garantizar la transparencia en la gestión de la empresa y para asegurar que se estén tomando decisiones responsables y éticas. La rendición de cuentas también ayuda a identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar la gestión empresarial.
De igual manera, el administrador recopila los informes de las diferentes direcciones de la empresa, con el fin de consolidar todos los datos en un único documento que refleje el desempeño del negocio.
Puedes hacer esto más simple con un sistema punto de venta que te ayudará a llevar un registro más claro de cuánto dinero entra y sale en tu negocio. Además, te permitirá entender por qué medio pagan más tus clientes y entenderlos mejor al conocer cuándo hacen sus compras de un ticket más alto.
5- Liderazgo
El administrador eventualmente tendrá que dirigir y supervisar a un grupo de personas que lo apoyen en sus tareas. Esto significa que la persona que asume esa posición debe tener habilidades interpersonales que le permitan interactuar positiva y efectivamente con los empleados bajo su mando.
Asimismo, y como cualquier líder, debe delegar autoridad y responsabilidades a otros. También debe prepararse para escuchar, capacitar, motivar y evaluar el desempeño de sus empleados.
Por otro lado, el administrador a menudo está involucrado en la contratación y capacitación del personal. En este sentido, es crucial que el gerente intente conciliar las necesidades individuales de los empleados con los objetivos de la organización.
Este liderazgo también implica que debe ser proactivo en relación a las mejores formas de cumplir con su misión. Esto implica que lo ideal es que el administrador asuma un papel emprendedor y creativo, proponiendo nuevas y mejores formas de que la empresa opere.
6- Enlace o comunicación
El trabajo del administrador también sirve como un enlace entre la dirección y el resto de los empleados de la empresa. De la misma manera, construye puentes entre la organización y los actores de su entorno externo, especialmente con las entidades gubernamentales.
Con los acreedores y proveedores de la empresa, la relación debe ser respetuosa, profesional y cordial, por lo que el administrador debe cuidar este trabajo. Para cumplir esta función plenamente, el administrador debe poner a disposición la información relevante a todos los involucrados en la organización.
Asimismo, debe crear una red relevante, amplia y diversa de contactos y debe desarrollar con ellos los medios de comunicación más pertinentes y efectivos, asegurándose de que la información difundida sea lo más oportuna y confiable posible.
El papel de liderazgo que tiene un administrador confiere poderes como difusor oficial de información dentro de la empresa. Cuando los empleados tienen dificultades para comunicarse entre sí, el administrador construye puentes entre ellos.
Lo anterior también se aplica en caso de conflictos. Allí, el papel conciliador del administrador es clave.
En resumen, el administrador cumple funciones vitales dentro de una organización, ya que contribuye a que todo y todos dentro de una empresa estén orientados hacia el logro de un objetivo común.
