¿Qué es la Contabilidad Electrónica?

La Contabilidad Electrónica es el envío de información por medios digitales de todas las transacciones realizadas por una empresa o una persona a la autoridad fiscal.

En el caso de México es el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para cumplir una obligación que tienen todas las empresas, esto con la finalidad de realizar una fiscalización más sencilla, hacerla más simple y sin necesidad de papeles.

Es por eso que a continuación te decimos cuáles son los archivos que integran la contabilidad electrónica en nuestro país, según información del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

1.Catálogo de cuentas

Una sola vez y cada vez que sea modificado.

2. Balanza comprobación

De forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.

3. Información de pólizas y auxiliares

Solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Con esto, podrás llevar un mejor control de tu negocio porque día a día se llevará un registro claro y conciso de todos tus ingresos, así como de tus gastos.

¿Quiénes están obligados a presentarla?

De acuerdo a la Ley del ISR, el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), los contribuyentes obligados a llevar y enviar la contabilidad electrónica son:

Las personas morales y físicas con ingresos mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio tendrán que presentar su Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario. 

Para el caso de las personas físicas con actividad empresarial que no rebasen los 2 millones de pesos, tendrán que presentar su contabilidad a través del portal del SAT en “Mis Cuentas”. En caso de que estén dentro del rango de 2 a 4 millones tendrán que reportar su contabilidad a través del portal del SAT “Mi Contabilidad”.

También las personas morales con fines no lucrativos, a excepción de las donatarias autorizadas que no rebasen de 2 millones de pesos por concepto de ingreso, así como las asociaciones religiosas y que utilicen la página de “Mis Cuentas”.

Las personas físicas que realicen actividades primarias (agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras) cuya excepción está en el caso de que sus ingresos no excedan 16 veces el valor de la UMA anual (para 2020 es $507,100.8 pesos) que los ingresos por su actividad primaria representen cuando menos 25% de sus ingresos totales y emitan sus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) por medio de un proveedor autorizado.

¿Quiénes no están obligados a presentarla?

Personas morales:

La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales. 

Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas siempre y cuando registren sus operaciones en “Mis cuentas”

Personas físicas:

• Personas físicas asalariadas
• Contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas
• Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y enajenación de bienes.

Cuándo se empieza a generar y a enviar 

La periodicidad para presentar los archivos que integran la contabilidad electrónica (Catálogo de cuentas y la Balanza de comprobación) depende del contribuyente

Contribuyente

Tipo de envío

Personas físicas

Mensual - Al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.

Personas morales

Mensual - Al tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.

Que cotizan en Bolsa de Valores

Trimestral - Al tercer día hábil del segundo mes posterior del trimestre al que corresponde la información a enviar.

Personas físicas y morales del sector primario que optaron por presentar su declaración semestral

Semestral - Al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información a enviar.

En cuanto a las pólizas auxiliares, se entregarán solamente cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.

¿Cómo se realiza la contabilidad electrónica?

De la misma forma en que realizas tu contabilidad, sin embargo, los cambios más grandes son el código agrupador del SAT, ya que tendrás que alinear tu Catálogo de cuentas a las claves que dicta la autoridad para que pueda leer tu información.

“El código agrupador del SAT tiene el objetivo de que la información sea presentada de manera uniforme, para lo cual es necesario que los contribuyentes asocien las cuentas de su catálogo de cuentas al código agrupador por naturaleza y preponderancia de la cuenta”. Así lo señala el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, donde cada año se publica cualquier cambio a este código.

Una vez que alinees tu catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, tu envío de información será aprobado. Recuerda que todo debe estar en formato XML y comprimido en un ZIP para que el Buzón Tributario las reciba.

Archivos en formato  XML

Para lograr el intercambio de información electrónica entre el SAT y un tercero, se definió un esquema de comunicación basado en documentos XML. La relevancia de utilizar documentos XML es que facilita la interoperabilidad entre el tercero y el SAT. 

Un documento XML toma su nombre de la expresión inglesa eXtensible Markup Language (Lenguaje de Etiquetado Extensible en español), se trata de un lenguaje estándar que se define bajo lineamientos del World Wide Web Consortium: W3. 

La referencia al consorcio W3 descrita en este documento es de carácter puramente tecnológico, todos los lineamientos que ahí se describen corresponden a un lenguaje de programación que no pueden traducirse a la forma y sintaxis de otro idioma como el español. Dicho lenguaje de programación es de uso exclusivo de los sistemas informáticos y no para uso del contribuyente o usuario final.

Adicionalmente a las reglas de estructura planteadas dentro del presente estándar, quien realice la construcción de archivos XML podrá sujetarse a los lineamientos técnicos de forma y sintaxis precisados en la guía básica de características de archivos XML, localizada en la página www.sat.gob.mx, elegir la opción personas o empresas, en el submenú otros trámites y servicios, ir a -ver más, categoría contabilidad electrónica, apartado envía tu contabilidad electrónica y buscar dentro de contenidos relacionados.

El Buzón Tributario

El Buzón Tributario es el espacio de comunicación entre el SAT y los contribuyentes, en donde pueden enviar información, recibir requerimientos, solucionar dudas y cualquier información importante entre la autoridad y el contribuyente. Es en este espacio donde deberás enviar tu información sobre Contabilidad Electrónica.

El SAT señala que “...Lo puede utilizar cualquier persona, física o moral, que tenga la necesidad de realizar trámites y desee hacerlo con facilidad desde la comodidad de su casa u oficina” y para ingresar a él, es necesario la e-firma. 

Sin embargo, el buzón no solo es para el Servicio de Administración Tributaria, ya que también se puede recibir información y resoluciones de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon).

Qué información debes enviar

Para cumplir con esta obligación, primero deberás ingresar a tu Buzón Tributario y encontrar el menú dedicado a esto, y para ello es necesario que envíes tus archivos de la siguiente manera:

Catálogo de cuentas. Deberá estar alineado al Código agrupador del SAT y únicamente se envía en el archivo XML comprimido en ZIP. El catálogo se envía solo la primera vez y cada que se agregue o elimine una cuenta.

Balanza de comprobación. De igual manera, deberá estar en formato XML y comprimida en ZIP. Esta información se envía de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.

Pólizas y auxiliares. Estas sólo se envían cuando el SAT necesite verificar información contable, la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Todos estos archivos deberán nombrarse de la siguiente manera:

• RFC : conformado por 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea persona moral o persona física.
• Ejercicio: conformado por 4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.
• Periodo: conformado por 2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.
• Clave: CT qué identifican el catálogo de cuentas | BN que identifican a las balanzas de comprobación con información normal. | BC que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria. | PL que identifican las pólizas del periodo. | XC que identifican el auxiliar de cuenta o subcuenta. | XF que identifican el auxiliar de folios.
• Extensión: caracteres zip que identifican que un archivo está comprimido.

Aquí un ejemplo de la nomenclatura para el archivo de Catálogo de Cuentas en el mes de enero de 2020:

ABC123456AB7202001CT.ZIP

• Siendo ABC123456AB7 el RFC
• El 2020 es el año que se envía, el 01 el periodo correspondiente
• El CT que identifica al catálogo de cuentas y el .ZIP por el formato en que están comprimidos

Pasos para su uso

• Elige la opción de sellado de información contable (opcional). El sistema da la opción de sellar la información a enviar
• Selecciona la información a enviar. Deberás seleccionar alguno de los siguientes motivos de envío: Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación
• Envía y confirma. Deberás confirmar el envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza la transferencia de la información contable al SAT

Es importante que antes de realizar el envío, cuentes con el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.

Una vez que se envíe, el sistema de Contabilidad Electrónica en el Buzón Tributario emitirá acuses de recepción, aceptación o rechazo de archivos, mismos que contendrán los datos del archivo: folio, fecha y hora, RFC del contribuyente, periodo, nombre del archivo, tipo de archivo, tipo de envío, motivo y estatus.

Recuerda que para realizar este proceso, es necesario contar con una plantilla que brinda el SAT o contratar un sistema de Contabilidad Electrónica que te ayudará a realizar un registro más oportuno de toda tu información.

Validador de forma y sintaxis de contabilidad electrónica

Antes de enviar tu contabilidad electrónica valida su estructura y sintaxis para descubrir inconsistencias y corregirlas. Para esto, el SAT cuenta con un validador de forma y sintaxis que se puede usar en línea y no requiere de autenticación para ingresar.

Tiene como objetivo validar el contenido de tus archivos .xml de contabilidad electrónica, en su forma y sintaxis para su envío. Lo pueden ejecutar las personas físicas y morales que requieran validar la forma y sintaxis de su información contable. Antes de realizar la prueba, se requiere  el  archivo .xml de tu información contable.

Pasos para su uso

1. Da clic en "Ejecutar en línea"
2. Selecciona la opción cargar tu archivo .xml
3. Verifica el resultado

La información referente a la validación de tu información contable, que puede dar como resultado que sea válida o inválida.

Así que, con base en la información que te compartimos, ahora sabrás si tu empresa está obligada a cumplir con la contabilidad electrónica. 

¿Es necesario un contador para enviarla?

Para enviarla no, pero tu negocio no debería llevar contabilidad solo porque la ley te obliga, sino porque es necesario contar con números que te permitan tomar decisiones. Como dueño de un negocio es necesario conocer los números confiables que te den idea de cómo va tu negocio y para dónde lo quieres llevar.

Un contador, desde el punto de vista financiero, puede aportar un enorme valor a tu negocio, pues te dará información que serás incapaz de ver (a menos que seas un experto administrador) para tomar decisiones confiables. Por ello, es una buena idea acercarte a un profesional que te ofrezca cosas más allá de declaraciones y llevar tus libros.

Conforme vayan avanzando estos procesos automatizados de envío de declaraciones, el papel del contador cambiará para ser más como un consultor y analista de tus estados financieros para tomar mejores decisiones.

Una causa más por las que deberás tener un contador, es que no cualquiera puede hacer los asientos contables, pues el Reglamento del Código Fiscal de la Federación establece una serie de características y requisitos que deben tener los asientos contables y hasta por nivel.