¿Qué es una TPV y para qué sirve? Costos y Beneficios para mi negocio

En el mundo de los negocios de hoy, el término terminal punto de venta o TPV se ha convertido en una frase común. Pero, ¿qué es exactamente? ¿Cómo puede beneficiar a su negocio? ¿Qué debes tener en cuenta al elegir uno? En este artículo, abordaremos estos interrogantes y muchos más, desentrañando todo lo que necesitas saber sobre los terminales punto de venta.

¿Qué es una TPV?

Una terminal punto de venta (también conocida por las siglas TPV) es un dispositivo electrónico que procesa pagos con tarjetas –de crédito, débito, vales de despensa y carteras electrónicas- utilizado en negocios físicos y en ubicaciones que no siempre son fijas.

Dicho dispositivo se compone de software y hardware que en combinación permite el procesamiento de una transacción, así con cualquier plástico (tarjetas de crédito, débito o vales) es posible realizar un pago sin importar que sean del mismo banco o estén respaldados por diferentes instituciones.

¿Para qué sirve una TPV?

La principal función de una TPV es procesar el cobro con tarjeta, esto sucede porque la Terminal Punto de Venta se convierte en el medio entre tarjeta-banco-cuenta depósito. Así, cuando un cliente paga con tarjeta, la TPV cuenta con un software que procesa información, verifica el saldo y lo transfiere a la cuenta del negocio.

Gracias al avance de la tecnología, cualquier negocio puede tener una terminal, sin importar qué tipos de productos venda, ofrezca cualquier tipo de servicio, es un freelance o es una empresa consolidada con varias sucursales, es muy probable que los clientes se sientan más cómodos pagando con tarjeta.

Sin embargo, los negocios por sí solos no pueden crear un sistema para aceptar tarjetas, pues deben seguir ciertos lineamientos brindados por instituciones como Visa, Mastercard o American Express y desarrollarlo costaría una fortuna para ellos, así que necesitan de una terminal externa a ellos para que suceda.

A pesar de esto, muchos negocios, ya sea por desconocimiento, falta de decisión o que no ven necesidad, no están implementando el cobro con tarjeta y eso les está quitando ganancias.

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¿Qué tipo de TPV existen?

Podríamos establecer, si las clasificamos por sus características, tres tipos de terminales punto de venta en el mercado.

‍Terminal bancaria:‍

Se llama de esta manera porque usualmente quienes las proporcionan son los bancos; tiene un software que procesa los pagos y un hardware que lee la tarjeta para aceptar las ventas. Puede estar conectada a un cable Ethernet para recibir señal de los bancos o puede ser inalámbrica estando conectada a la red Wi-Fi de tu negocio.

Terminal virtual:‍

Ss muy popular en los comercios electrónicos; es un sistema de pago online que permite a las tiendas aceptar pagos con tarjeta en internet. Estos sistemas necesitan ser contratados por el ecommerce y usualmente son propiedad de un tercero que se conecta a la página que quiere hacer el procesamiento del pago.

Terminal móvil:‍

Este tipo de terminales son aquellas que se conectan a un dispositivo móvil (celular o tableta) o son como un smartphone con lector de tarjetas. Para que funcione correctamente, necesita datos móviles o Wi-Fi para recibir señal. Si necesitas movilidad en tu negocio o desplazarte a distintos lugares para realizar tus ventas, es una buena opción.

Hay versiones móviles que tienen las mismas funcionalidades que una terminal normal, sin embargo, no están vinculadas a un banco, para que quede más claro, los negocios deben conocer las diferencias entre una terminal tradicional y una móvil.

Comisiones: diferencias entre una terminal tradicional y una móvil

Las terminales bancarias, como su nombre lo dice, pertenecen a una institución bancaria y usualmente cobran una comisión si te pagan con tarjeta de crédito y otra si lo hacen con débito; además, cambia el monto de comisión dependiendo del giro de tu negocio, además de que permiten el pago con algunas tarjetas y otras las tiene restringido.

Para el caso de las terminales portátiles, la comisión es fija sin importar el tipo de tarjeta o giro de tu negocio, pero existen otras distinciones, como que una terminal portátil te permite aceptar todas las tarjetas, pero de eso hablaremos más adelante.

Por ahora, mencionaremos las comisiones que cobran las terminales bancarias, pero para no entrar en detalles, hablaremos de los promedios que señala Banxico en su documento “Tasas de descuento que pagan los comercios por aceptar pagos con tarjetas”.

Por ejemplo, en caso de una transacción con tarjeta de débito el promedio de comisión en un Salón de belleza es de 2.87%, es decir, si realizan una transacción de $100 pesos, el banco se queda $2.87 pesos. Mientras que el cobro con tarjeta de crédito en el mismo giro, la comisión promedio es de 3.02%, por lo que realizar una transacción por $100 pesos, el monto que el banco retiene por comisión es de $3.02 pesos.

En el caso de las terminales móviles en el mercado mexicano cobran en promedio 3.52% de cada transacción más IVA. En este caso, el 16% de IVA se aplica a la cantidad que se obtiene del 3.52%. Hagamos un ejemplo: por cada transacción de $100 pesos se retienen $3.52 pesos y $0.56 pesos por concepto de IVA. Por lo que se te deposita $95.92 pesos.

Sin embargo, hay otros montos que son cobrados en el caso de las terminales tradicionales, mientras que las móviles, solo aplica el cobro de la comisión.

¿Cómo elegir la mejor TPV?

Es importante que, antes de tomar una decisión sobre cuál es la mejor TPV, consideres un par de cosas esenciales que te ayudarán a elegir el mejor dispositivo para aceptar pagos con tarjeta y así evitarte dolores de cabeza por su funcionamiento. 

1.Facilidad de uso

Parece algo obvio, pero no es así. La facilidad con la que usas una TPV hace la diferencia para evitar fricciones en tus procesos, es decir, si eliges una terminal que facilite al aceptar tarjetas te permitirá cobrar rápidamente y no te hará perder tiempo a ti o a tus comensales al tener dificultades. 

Esto también pasa del lado del cliente, debido a que en algunas ocasiones deberán interactuar con la terminal. Así que evalúa en un dispositivo que tenga una interfaz intuitiva y fácil de navegar en sencillos, y que brinde fácil acceso a todas las soluciones o herramientas que brinda, por ejemplo, meses sin intereses, porcentajes de propinas, entre otros.

2.Conexión a Internet

Vivimos en un mundo cada vez más conectado y es necesario contar con una conexión estable y segura Internet, sobre todo si de pagos con tarjeta se trata. El considerar que una TPV brinde Internet gratis e ilimitado es un gran plus para todos los negocios o emprendedores que requieren moverse para vender sus productos o servicios. O bien, aquellos que no cuentan con una conexión estable de WiFi. 

Si una TPV te brinda este servicio ilimitado, te evitará dolores de cabeza al momento de aceptar pagos con tarjeta en cualquier punto del país donde vayas.

3. Aceptación de pagos digitales y todas las tarjetas

El avance de los pagos digitales no se detiene y cada vez se suman más tecnologías que facilitan nuevas opciones a los usuarios para realizar sus pagos. La pandemia fue un punto de inflexión para que estas tecnologías se utilizaran con más frecuencia, por ejemplo, la tecnología contactless o pagos sin contacto.

Así que, al elegir tu terminal deberás considerar que cuente con tecnología suficiente para aceptar pagos a través de tarjetas contactless,  para que tus clientes tengan una opción más para elegir cómo pagar.

4. Soporte técnico 

Lo ideal es contactar con ayuda técnica por diferentes canales para no limitarte en cómo decides contactar a soporte cuando necesites asesoría. Sabemos que algunas ocasiones será de manera urgente y en otras tanto, por lo que el contar con disponibilidad por teléfono, chat, WhatsApp o correo electrónico facilita aún más el proceso. 

No olvides considerar el servicio de soporte técnico al momento de tomar una decisión, debido a que puede ser crucial su ayuda para evitar que no puedas aceptar pagos o que te impida brindar un excelente servicio a tus clientes.

5. Tiempo que tarda en llegar tu dinero

El tiempo y los días en que se deposita tu dinero obtenido de ventas es crucial para la operación de tu negocio o emprendimiento. Así que es otro punto importante que debes tomar en cuenta, debido a que no todas las terminales depositan el dinero los 7 días de las semanas sin importar que sean días festivos.

No olvides que el contar con tu dinero al día siguiente, todos los días de las semanas te evitará presiones y apuros. Considera que es un factor relevante a la hora de decidir qué terminal comprar para tu negocio.

¿Cuánto cuesta tener una TPV?

Uno de los gastos más comunes en las terminales bancarias son las cuotas mensuales, y estas son un freno para los pequeños negocios, pues una renta mensual puede significar una diferencia enorme. 

Es verdad que muchos bancos para no hacerte este cargo te piden un mínimo de facturación mensual (el promedio ronda los 25 mil pesos al mes) y de no completarlo, tendrás que tendrás que pagar de $100 a $300 pesos como renta, dependiendo de cada institución.

En el caso de las terminales móviles, no cobran cuotas de ningún tipo, simplemente con comprarlas están listas, pues de inmediato son propiedad del negocio, y solo se te retendrá la comisión, pero si un negocio deja de usarlas por un largo periodo de tiempo y de nuevo las utiliza, no tendrá penalizaciones o cobros ocultos por falta de uso. 

Cuotas por equipo

Las terminales tradicionales tienen distintos modelos, los más comunes son la fija que se conecta a internet vía alámbrica, la inalámbrica que se conecta por WiFi y la que tiene conexión celular. 

Para tenerlas, deberás pagar una renta mensual que va desde los $100 hasta los $300 pesos, dependiendo el modelo, ese sí no lo podrás exentar porque te están rentando el dispositivo. En caso de que te decidas por el modelo con conexión celular, debes sumar un costo mensual de la línea del chip, el cual también cambia dependiendo la institución financiera.

Para el caso de las terminales móviles el costo varía y va desde los $299 hasta los $749 pesos en el lector más sencillo, sin embargo, una vez que lo compras es tuyo y no pagas cuotas o rentas extra. Aunque, para el modelo más simple, se necesita un celular o tablet para que funcione, ya que en el dispositivo móvil se descarga la aplicación que le permite funcionar correctamente.

Existen otras opciones de terminales móviles que son más costosas, pero que ya tienen integrado un dispositivo muy parecido a un celular e incluyen la línea móvil que brinda conexión a internet y por la cual no se deberá pagar extra. Además algunas incluyen impresoras de ticket y funcionalidades extra completamente gratis.

Fíjate en las letras chiquitas

Es importante que verifiques los alcances al contratar una terminal del banco, ya que muchas veces incluye multas por no cumplir un saldo mínimo, y en caso de que necesites otra terminal tendrás que pagar lo que ya mencionamos por cada una de ellas.

Ninguna terminal portátil realiza un cargo extra a la comisión por cada transacción y debes comprar cada una que necesites. 

Algo en lo que debes poner atención es en qué tipos de tarjetas acepta la terminal, normalmente ponen trabas en American Express por tener una tasa más alta (de 4.9% a 2.9%). Sucede algo parecido con tarjetas de otros países, pues la comisión también se eleva. Algo que no pasa con las terminales portátiles.

¿Cuál es la mejor TPV?

Para que te des una idea más clara de las opciones que hay en el mercado, te presentamos una tabla comparativa de los dispositivos de Clip, sus principales características y diferencias.

Dependiendo la terminal que quieras, será lo que necesites, pero aquí te compartimos los requisitos mínimos. En el caso de una terminal bancaria tradicional es necesario, como primer paso, que tengas una cuenta empresarial con la institución financiera o banco, si no la tienes, el proceso podría ser más largo ya que primero debes obtenerla y después crear un historial crediticio de al menos tres meses.

Dependerá de cada banco, pero usualmente los requisitos son ir a la sucursal más cercana con lo siguientes papeles: 

Cuenta de cheques 

Comprobante de domicilio

Identificación 

RFC 

Estados de cuenta y declaraciones de impuestos 

Acta constitutiva para el caso de una persona moral 

No presentar un mal historial en buró de crédito

Pagar una cuota de afiliación que va de los $200 a los $300 pesos

Para el caso de las terminales portátiles, lo único que necesitas es comprar el dispositivo, un celular (usualmente uno de gama media es suficiente), abrir tu cuenta en la página de la terminal y una cuenta CLABE donde serán depositadas tus transacciones.

Eso sí, existen soluciones que no necesitan de un teléfono móvil o tablet para conectarse, ya que son totalmente autónomos, por lo que son más parecidas a un híbrido entre celular y terminal punto de venta.

¿Cómo funciona una TPV?

Normalmente, durante una transacción una Terminal Punto de Venta, sin importar si es tradicional o móvil, hace lo siguiente para la autorización del pago:

1. Al pasar la tarjeta por la TPV se lee la información contenida en la tarjeta del cliente. Esto puede ser a través del chip, la cinta magnética o la tecnología contactless.
2. El banco del negocio pregunta de quién es la tarjeta y se conecta con su respaldo y su banco.
3. El sistema de seguridad que respalda al plástico (Visa, Mastercard, Amex, Carnet, etc) revisa la información y aprueba o rechaza la transacción.
4. Se envía la información para revisar si la tarjeta tiene fondos en la cuenta bancaria del cliente para realizar una transacción. En caso negativo, la transacción es rechazada, pero si sucede lo contrario, el banco del usuario la acepta y continúa.
5. Visa, Mastercard o Amex aprueban la transacción.
6. El banco del comercio envía la aprobación al comercio.

El segundo paso es la compensación, un proceso que generalmente sucede en un periodo de cierre del comercio, banco o institución que señala que su día terminó.

1. El banco del comercio envía la información a la institución que autorizó las transacciones.
2. El sistema de compensación (Mastercard, Visa, Amex) verifica la información y aprueba los montos.
3. El sistema de compensación envía información de venta y compra al comercio y al tarjetahabiente, respectivamente.

El último paso es la liquidación, que usualmente sucede al día siguiente de la transacción.

1. El banco del comercio le recuerda a la institución sobre la compensación 
2. La institución que realiza la compensación notifica el banco del cliente que realice la liquidación de la deuda.
3. El banco del cliente paga al del comercio
4. El banco del comercio deposita el monto a la cuenta del comercio.
5. Registra la venta y genera un recibo, el cual puede ser impreso o digital.

Todo esto sucede en cuestión de segundos y es posible gracias a las tecnologías y protocolos de seguridad establecidos por Mastercard, Visa, American Express o Carnet, como instituciones conciliadoras.

Hay que tener en cuenta que, no tendrás el dinero de inmediato en tu cuenta sino hasta 24 horas como mínimo e incluso hay soluciones que se van a 48 horas. Esto se debe a los protocolos de seguridad que siguen las TPVs y tarjetas, principalmente porque se debe verificar que el emisor autorizó el pago.

Una vez que no se detecten problemas, el pago será procesado a tu cuenta y el día del depósito, se te hará llegar un estado de cuenta donde se describe cada una de las transacciones que hubo el día anterior. 

El día que te depositen, recibirás un estado de cuenta donde describa cada una de las transacciones que tuviste el día anterior, algo que ambas proporcionan.