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Si eres dueño de un negocio, es probable que hayas tenido que dedicar algún tiempo a navegar por hojas de cálculo en programas como Microsoft Excel o Google Sheets. Esta puede ser una tarea que consume mucho tiempo, especialmente si eres nuevo en este tipo de herramientas.
Para ayudarte a ahorrar tiempo y organizar mejor tus hojas de cálculo empresariales, aquí hay ocho consejos que puedes considerar implementar.
1.Codificación de colores y bordes
Una de las formas más simples de hacer que las hojas de cálculo sean más fáciles de seguir para ti y tu equipo es adoptar la codificación de colores utilizando la herramienta de "relleno de color" en diferentes filas y columnas. Puedes usar el resaltado amarillo para señalar elementos específicos o usar tonos más claros y fáciles de leer para diferentes secciones de tus hojas de cálculo.
¿Buscas más formas de dividir partes de tu hoja de cálculo? Prueba las herramientas de "bordes" para una demarcación adicional.
2.Autofill de clic y arrastre
Si haces clic en una celda o grupo de celdas en una hoja de cálculo, debería aparecer un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha. Al hacer clic y arrastrar ese cuadrado hacia abajo o hacia los lados, se replicará el código, patrón o ecuación de la celda o celdas seleccionadas a las nuevas.
Por ejemplo: En lugar de ingresar varias fechas manualmente en las celdas, puedes ingresar una fecha y luego hacer clic y arrastrar para rellenar automáticamente el resto de las fechas en las celdas que planeas utilizar.
3.Autopopular entre pestañas
Considera cómo usar múltiples pestañas en la misma hoja de cálculo puede ayudarte a mantenerte organizado. Y al usar "=" puedes hacer clic y seleccionar entre pestañas para autopopular de una pestaña a otra. Esto puede ser útil si estás actualizando una columna en una pestaña y quieres que se actualice automáticamente en otra sin tener que ingresar manualmente la información varias veces.
4.Pegar solo valores
¿Las cosas se ven extrañas cuando intentas pegar desde otro programa en tu hoja de cálculo? Intenta usar CTRL+SHIFT+V o haz clic con el botón derecho y selecciona "pegar solo valores". Esto eliminará cualquier formato superfluo y solo copiará y pegará los números o texto que hayas seleccionado.
5.Concatenar
Usando la fórmula "concatenate", puedes unir valores de múltiples celdas sin tener que escribir todo tú mismo. Por ejemplo, si tienes los nombres de los empleados en una columna y los apellidos en otra, pero quieres una columna con los nombres completos, puedes usar "= CONCATENATE(celda del nombre, "," , celda del apellido)" separando cada valor con una coma y utilizando comillas para crear un espacio entre ellos.
6.Formatear números
Si los números no aparecen en el formato que deseas, puedes cambiarlo. Selecciona las celdas que deseas y ve a "números" en la pestaña de formato y mira tus opciones. Puedes cambiar fácilmente entre moneda, fechas, porcentajes, horas y números estándar.
7.Filtrar datos
¿Buscas ordenar tus datos alfabéticamente o de menor a mayor? Haz clic en "crear filtro" en la pestaña de datos y se agregarán filtros en la fila superior (o en una fila seleccionada) de tu hoja. A partir de ahí, puedes hacer clic en las flechas dentro de las celdas superiores para elegir cómo quieres filtrar tus datos.
¿Buscas más formas de optimizar las operaciones de tu negocio? Aquí hay algunas formas comunes en que los propietarios de negocios están adoptando la automatización para ahorrar tiempo y dinero, incluido el uso de Square Dashboard para organizar todas sus herramientas y datos en un solo lugar
8.Reemplazar
Las funciones de "Buscar" y "Reemplazar" para realizar cambios masivos en tus hojas de cálculo. Esto puede ser útil si necesitas cambiar un valor específico en varias celdas a la vez, en lugar de tener que buscar y actualizar cada celda individualmente.
Para hacer esto, simplemente selecciona el rango de celdas en el que deseas realizar el cambio y luego haz clic en "Buscar y reemplazar" en la pestaña de inicio. Luego, ingresa el valor que deseas buscar y el valor que deseas reemplazarlo y Excel realizará automáticamente el cambio en todas las celdas seleccionadas.
