Tres soluciones para hacer un inventario

Tener un sistema para registrar la entrada y salida de tus productos, como lo sería un inventario digital, primero hay que establecer el inventario como un sistema para llevar el registro de lo que tienes guardado en tu negocio, ya sea en el almacén o solo en tu tienda.

Es quizá una de las formas más simples de explicarlo, pero es la base de un inventario. Así que un sistema o software para hacer un inventario te permite llevar un control muy detallado de cada producto y materias primas que tienes en tu negocio o almacén. De esta forma tener un registro cada vez que hay cualquier movimiento.

Si estás en búsqueda de un control de inventario, entonces tienes un negocio que va creciendo y necesita una mejor administración, conexiones entre lo que se vende y lo que tienes, optimizar procesos, mejorar el control y la eficiencia, así como reducir errores. Todo con el registro de las entradas y salidas del producto, así como su acceso y distribución.

Implementar un control de inventario te ayudará a mejorar tu rentabilidad porque así tienes una oportunidad de señalar a tus clientes lo que todavía tienes y no hagas una venta de un producto que no tienes.

Además, tener un inventario ayuda a mejorar tu contabilidad, para que todo cuadre a la perfección. Como ves, el inventario es lo que ayuda a los negocios, pero son de mucha ayuda para las pequeñas y medianas empresas, porque alrededor de él se articulan las compras y ventas.  

Cómo hacer un inventario

Hay una base para hacer un inventario que deberás tener porque el orden y control es indispensable para obtener grandes resultados. Por ello antes de lanzarte, deberás planificarlo, identifica cómo se mueve tu negocio, las entradas y salidas en tu mercancía, para hacer el plan y delegar a los responsables del inventario.

Empezar un inventario significa que comiences a contar, verificar y establecer en dónde almacenar tu mercancía, además de la mejor forma para llevar a cabo tu inventario a través de distintas metodologías.

Piensa en las herramientas que usarás, para gestionar tu inventario, y es necesario que realices tu primer conteo y registro de la mercancía y materia prima que tienes, ya que será la base comenzar a contar. 

Empieza con el registro de los movimientos, esto es esencial para el inventario, la relación de ventas deberá descontar la cantidad de productos que hay en tu negocio, lo que son las salidas, mientras que las entradas son los artículos que se sumen a tu mercancía inicial.

Haz una revisión periódicamente, no solo confiarte del software o sistema que utilizas, es necesario conciliar lo que realmente hay en tu negocio con lo que tiene registrado. Las verificaciones pueden ser mensuales, semestrales o anuales, todo depende del negocio que tengas.

No dejes de mejorar continuamente, no des por hecho que lo que implementaste ya está bien. Evalúa lo que haces, la información que obtienes y de qué manera te está sirviendo, no olvides que lo que no se mide, no se puede mejorar. Con esto tendrás un mínimo para comenzar a llevar un inventario en tu negocio. Si piensas que hay sistemas costosos para llevarlo, aquí te damos tres opciones gratuitas para llevarlo.

Catálogo Clip

Aunque no lo creas, el Catálogo Clip es completamente gratuito, en él podrás registrar todos los productos que ofreces, llevar un seguimiento de lo que tienes y automáticamente se descontará cada que lo vendas, ya sea en efectivo o con tarjeta.

Tus productos pueden ser registrados en dos niveles: categoría y producto, por ejemplo, si tienes una cafetería, podrás almacenar como categoría “bebidas” y dentro de bebidas los productos que tienes en esta, por lo que puedes registrarlos ya sea “café, capuchino, té, tizana”. Los registros son infinitos, así que no tendrás problema por el número de productos.

Al ser un inventario, se irá descontando el producto cada que lo vendas; además, tener un inventario te ayudará a realizar cobros más sencillos, porque con él podrás escanear el código de barras, buscar en tu lector el producto y así tener un control más claro del dinero que entra a tu negocio.

Finalmente, el catálogo digital de Clip, te permite compartirlo. Así tus clientes podrán ver los productos que tienes disponibles y ponerse en contacto contigo para comprarte, apartarlos o que se los envíes.

Hojas de cálculo

No es complicado hacerlo, es básicamente generar tres tablas en la primera tendrás tu stock inicial, lleno de información que necesites, ya sea solo el nombre del producto o hasta el código de cada producto, tú decides qué información incluir.

En el caso de la segunda tabla, deberás poner la salida del producto y para identificarlo, sumar columnas con información como el número de ticket, fecha, descripción y cantidad. Finalmente, en la tercer tabla serán las entradas de producto las que registres con la información muy parecida a las salidas.

Para hacerlo es necesario que seas un experto en Excel, pero también enseñarle a tus empleados, por lo que es quizá una buena idea si no tienes otra opción. Además todo el ingreso de la información, así como la resta de tu stock tendrá que ser hecho a mano para que lleves un registro correcto.

Software libre

Aunque no lo creas, hay software en línea que te ayudará de forma gratuita, en la mayoría de ellos encontrarás la forma de gestionar tu existencia, su aumento y disminución durante un periodo de tiempo; el número de pedidos para seguimientos los detalles de fabricación y de distribuidores; ayudas para  mantener registros de existencias. 

Muchos también tienen opciones de búsqueda y de seguimiento en la gestión de stock, gestión de  facturas, administrador de categorías de usuarios, de suministros, notificaciones en escritorios.

Con ellos tienes la posibilidad de obtener herramientas de análisis, aquellas que te brindan informes y hasta gráficos de cómo se van moviendo tus productos y hasta la gestión de artículos dañados. Un par de estos softwares son Inventory Manager y PartKeepr, cuya licencia es completamente gratuita.

Sin embargo, el gran problema con este tipo de soluciones es que deberán ser compatibles a los programas, sistemas y métodos de cobro que tengas en tu negocio, así que deberás investigar muy bien para que funcione correctamente y no cause más problemas que soluciones.