¿Qué es y cómo calcular el aguinaldo?

De acuerdo a las leyes mexicanas, el aguinaldo es una prestación que se otorga a los trabajadores que tengan una relación de trabajo subordinada a un patrón. Esto de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo.

El artículo 87 de esta misma Ley, establece que los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día veinte de diciembre, como fecha límite, y como mínimo deberá ser el equivalente a quince días de salario.

En el caso de aquellos que no hayan cumplido el año de servicios, independientemente de que se encuentren laborando o no en la fecha de liquidación del aguinaldo, tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional, conforme al tiempo que hubieren trabajado. Es decir, si trabajaste 5 meses, te pagarán el proporcional de eso y no lo equivalente a quince días de salario.

¿Quiénes reciben aguinaldo?

Esta gratificación les corresponde a todos los trabajadores, de base, de confianza, de planta, sindicalizados, por obra o tiempo determinado, eventuales, comisionistas, agentes de comercio, de seguro, vendedores y otros semejantes que se rijan por la Ley Federal del Trabajo. 

Según lo acordado en la Ley Federal del trabajo, las personas trabajadoras del hogar tienen derecho a recibir aguinaldo conforme a lo establecido, pues el artículo 123 señala que todos los trabajadores que presten un servicio de manera subordinada tienen derecho al pago del aguinaldo, las trabajadoras y trabajadores del hogar también deben considerarse.

En el caso de los trabajadores que están por honorarios y de salarios asimilados, que hayan laborado para un patrón (empresa), pueden recibir esta prestación, pero el patrón no está obligado a cumplirlo, tendrá que salir de él.

A diferencia de otro tipo de prestación como la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) que dependen de las ganancias de la empresa, ésta simplemente es una gratificación al trabajador por la época decembrina, que le permita comprar regalos y pasar una buena navidad con su familia.

¿Cómo se calcula el Aguinaldo?

Recuerda que a todos tus trabajadores deberás entregar esta prestación, si tienes un pequeño negocio, puedes calcular de forma manual cómo calcularlo. Recuerda que los empleados que no han cumplido un año de trabajo (año calendario), el cálculo de aguinaldo se realiza de forma proporcional de acuerdo al tiempo laborado. 

En el caso de los trabajadores que tienen más de un año en la empresa, el monto no será acumulable, es decir, seguirán recibiendo, como mínimo, los 15 días de salario que marca la ley, o lo pactado entre la empresa y el trabajador.

El cálculo del aguinaldo depende de los días laborados en el año calendario y de la cuota diaria de salario que tenga un trabajador. Para hacerlo, es importante tener a la mano los siguientes datos del trabajador: fecha de ingreso, pues con ella se podrán determinar los días laborados en el año, tener el salario diario de tu trabajador y los días que pagarás de aguinaldo.

Es decir, la fórmula para calcular el aguinaldo de alguien que trabajó todo el año sería la siguiente:

Salario neto mensual / 30 días = salario diario

Salario diario X días de aguinaldo= aguinaldo a pagar

Ejemplo de cálculo de aguinaldo

Hagamos un caso sencillo: si tienes un trabajador que entró el 6 de junio a trabajar a tu empresa, recibe un salario mensual de 25 mil pesos y en tu empresa brindas 15 días de aguinaldo, podríamos establecer el caso de la siguiente forma:

Primero deberás dividir el número de días laborados por el número de días que otorgas de aguinaldo. En nuestro ejemplo son 208 días (del 6 de julio al 31 de diciembre) por 15 días que brindas de aguinaldo: 208 x 15 = 3,120.

‍Ahora divídelo entre los 365 días del año, es decir 3120 ÷ 365 = 8.55

A este resultado le vas a multiplicar  el salario diario, que en nuestro ejemplo, el trabajador gana 833.33 pesos diarios. Por lo tanto, la operación final es:

8.55 x 833.33= 7,124.97. Esto es lo que deberá recibir tu trabajador.

Ten en cuenta que si el trabajador tiene un salario variable, se debe tomar como base el ingreso promedio diario obtenido en los últimos 30 días efectivamente trabajados.

Para el caso de los trabajadores contratados como vendedores, agentes de comercio o de seguros, propagandistas y otros semejantes, el salario diario para el pago del aguinaldo se calcula tomando en cuenta el promedio de los ingresos percibidos en el último año de trabajo, o del tiempo laborado en caso de que no haya cumplido el año.

Ahora que ya conoces más sobre el aguinaldo y tus obligaciones como patrón, es indispensable que planees este tipo de gastos y no se convierta en un impedimento para hacer crecer tu negocio.

¿El aguinaldo paga impuestos?

El aguinaldo está exento de ISR hasta 30 UMAS, es decir unos $3,112.2 pesos (en 2023), el restante de ello se aplicará el Impuesto sobre la renta, para obtenerlo se pueden aplicar diversas fórmulas establecidas en la ley ISR, pero generalmente el patrón opta por la que más le conviene al trabajador y cada caso es específico.

¿Cuándo se paga el aguinaldo?

Si tienes bien claro que tu empresa debe pagar aguinaldo, éste se deben entregar por completo a más tardar el 20 de diciembre, ya que de no hacerlo, podrías recibir una multa equivalente a 50 o 5000 veces el valor de las UMAs, según el artículo 1002 de la Ley Federal de Trabajo. 

Si bien la fecha límite es esta, siempre se puede pagar el aguinaldo mucho antes, incluso hay empresas que lo pagan en días de El Buen Fin, para que sus trabajadores aprovechen las ofertas que hay en esa temporada. Eso sí, aunque se pague con anticipación, se deberá tomar en cuenta el cálculo por 365 días y no hasta la fecha que se paga.

El aguinaldo para el patrón

Si eres empresario, es importante tener en cuenta que la prestación debe ser pagada en efectivo o mediante medios electrónicos. No puede ser reemplazada por vales u otro tipo de mercancía. Asegúrate de cumplir con esta obligación sin importar la situación financiera de la empresa.

Si tienes empleados bajo el régimen de honorarios o asimilados a salarios, no tienen derecho a esta prestación. Sin embargo, sería una buena idea ofrecerles algún tipo de compensación o bono para mantener un ambiente laboral positivo. Ellos lo apreciarán y tú generarás un mejor ambiente en tu empresa.

Hay que tener en cuenta que si tus trabajadores de honorarios o asimilados a salarios cumplen con un horario, trabajan de manera continua desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, y se presentan en una oficina para trabajar, es posible que puedan comprobar una relación laboral y solicitar este beneficio.

Recuerda que el outsourcing ya no es una justificación para no pagar el aguinaldo. Además, no se pueden realizar descuentos en el pago del aguinaldo, a menos que se haya solicitado como anticipo.

¿Cómo provisionar el aguinaldo? 

Los expertos recomiendan que por cada empleado que vaya a recibir el aguinaldo, deberás “guardar” la parte proporcional cada quincena o temporalidad de pago, para que al final del año no te veas comprometido a la hora de conseguir el dinero.

Es decir, si un trabajador gana 10 mil pesos al mes y vas a pagar un aguinaldo con el más bajo, que es de 15 días, entonces deberás provisionar de la siguiente forma: 50% del salario mensual ÷ 12 meses, lo que dará como resultado 4.17%. Esto es lo que deberás provisionar mes a mes para pagar el aguinaldo.

Hagamos el ejemplo de tu empleado que gana 10 mil pesos al mes, por lo que el cálculo del aguinaldo sería: 10 mil ÷ 2 (dividirlo a la mitad por quincena) = 5 mil es lo que recibirá en su aguinaldo. Ahora es momento de conocer la cantidad a provisionar cada mes, para ello obtén el 4.17% de 10 mil pesos, el resultado es $417 pesos al mes (unos 208.5 pesos quincenales).

A final del año o cuando sea momento de pagar esta prestación (como un despido o renuncia), habrás acumulado lo necesario para pagar este concepto. En el caso del aguinaldo anual sería: 

$417 X 12 = $5,004

De esta manera, lo podrás aplicar a cada empleado y así, cuando sea momento de pagar esta prestación, no te encuentres en una situación desfavorable. Eso sí, siempre se lo puedes dar por adelantado, en caso de que sea la política de tu empresa, incluso si es una parte, pero deberás saldar por completo el monto correspondiente a más tardar el 20 de diciembre.

Si te encuentras en el supuesto de que nunca provisionaste ese monto, las opciones a las que puedes recurrir es un préstamo, crédito o ayuda, pues como ya lo explicamos, es una de las prestaciones irrenunciables del trabajador y por lo tanto no debe haber pretexto para pagarla.

Por fortuna, cada vez existen más créditos a los que puedes acceder de manera más simple y rápida. Incluso te puedes acercar a las opciones de préstamos en línea que hay en el mercado actual. Este es uno de los casos que deberías pensar en solicitar un crédito, pues a ti te sacarán de un apuro y podrás hacer pagos sencillos.

Es importante que antes de tomar un préstamo, por más que sientas que es una buena idea, siempre debes evaluar cuál es tu mejor opción, pero también, qué elementos pueden significar un buen préstamo. 

Multas por no pagar el aguinaldo

Si el patrón no ha pagado el aguinaldo, los trabajadores pueden denunciarlo ante la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (Profedet) que es la encargada de brindar asesoría y representación en caso de incumplimiento del patrón con el pago del aguinaldo. 

Para la empresa, el incumplimiento de esta prestación podría costarle una sanción que va de los 5,187 pesos (50 veces la UMA) a los 518,700 pesos (5,000 veces la UMA), según lo estipulado en el artículo 1002 de la LFT.

Eso sí, si un negocio no paga pagas a sus trabajadores y decide que es mejor pagar la multa, (de 50 a 5000 veces la UMA) no exime de dar los aguinaldos que no se pagaron. Así que además de pagar la multa, el negocio deberá pagar dicha prestación sí o sí.